Decreto do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (Decreto nº 12.939/2026)

I o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – Siga;

II o funcionamento das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos; e

III a eliminação de documentos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal.

I garantir ao cidadão, aos órgãos e às entidades da administração pública federal o acesso aos arquivos e a recuperação das informações neles contidas, de forma ágil e eficaz, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições legais;

II integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;

III divulgar normas relativas à gestão e à preservação dos documentos de arquivo;

IV otimizar a produção da documentação arquivística pública;

V racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;

VI preservar o patrimônio documental arquivístico do Poder Executivo federal;

VII articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal; e

VIII fortalecer os serviços arquivísticos nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com vistas à racionalização e à eficiência de suas atividades.

I como órgão central, o Arquivo Nacional, do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos;

II como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e nos órgãos da Presidência da República; e

III como órgãos seccionais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nas entidades vinculadas aos órgãos setoriais.

I planejar, coordenar e supervisionar os assuntos relativos ao Siga, em conjunto com a Comissão de Coordenação do Siga;

II elaborar e divulgar as diretrizes e as normas relativas à gestão de documentos de arquivo, a serem implementadas nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com vistas à padronização de procedimentos técnicos e atividades, independentemente do suporte da informação ou da natureza dos documentos;

III orientar a implementação, a coordenação e o controle das atividades e das rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos de arquivo nos órgãos setoriais;

IV divulgar normas técnicas e informações para o aprimoramento do Siga junto aos órgãos setoriais e seccionais;

V supervisionar a realização das atividades, dos procedimentos e das operações técnicas relacionados à gestão de documentos de arquivo nos órgãos setoriais e seccionais;

VI promover a cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;

VII promover a capacitação, o aperfeiçoamento e o treinamento dos servidores que atuam na gestão de documentos de arquivo;

VIII monitorar e avaliar os editais de ciência de eliminação de documentos publicados no Diário Oficial da União pelos órgãos ou pelas entidades da administração pública federal;

IX monitorar e processar os dados gerenciais dos órgãos setoriais e seccionais necessários ao funcionamento e ao aprimoramento do Siga; e

X gerenciar o sistema informatizado de que trata o art. 9º.

I implementar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e dos órgãos seccionais do Siga;

II fornecer subsídios ao órgão central do Siga, na definição e na elaboração de políticas, diretrizes e normas gerais relativas ao Siga;

III coordenar as rotinas de trabalho, no seu âmbito de atuação, com vistas à padronização dos procedimentos técnicos relativos à gestão de documentos de arquivo;

IV acompanhar as rotinas de trabalho, no âmbito de atuação dos órgãos seccionais do Siga, com vistas à padronização dos procedimentos técnicos relativos à gestão de documentos de arquivo;

V promover e manter a cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;

VI promover a capacitação, o aperfeiçoamento e o treinamento dos servidores que atuam na gestão de documentos de arquivo; e

VII fornecer informações e dados gerenciais sobre a gestão de documentos de arquivo ao órgão central do Siga.

I implementar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação;

II fornecer subsídios ao órgão setorial do Siga a que estão vinculados, na definição e na elaboração de políticas, diretrizes e normas gerais relativas ao Siga;

III promover a capacitação, o aperfeiçoamento e o treinamento dos servidores que atuam na gestão de documentos de arquivo; e

IV fornecer informações e dados gerenciais sobre a gestão de documentos de arquivo ao órgão central do Siga.

I propor ao órgão central do Siga diretrizes e normas relativas à gestão e à preservação de documentos de arquivo, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal;

II apoiar o órgão central na orientação dos órgãos integrantes do Siga sobre as modificações necessárias ao aprimoramento dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo;

III apoiar o órgão central no monitoramento da aplicação das normas e de seus resultados, com vistas à modernização e ao aprimoramento do Siga;

IV fornecer informações sobre os órgãos setoriais e seccionais ao órgão central do Siga; e

V assessorar o órgão central do Siga na execução de suas competências.

Parágrafo único O ato de que trata o caput:

I disporá sobre a composição do colegiado, as suas competências e sua forma de funcionamento; e

II observará o disposto no Capítulo VI do Decreto nº 12.002, de 22 de abril de 2024.

I elaborar o código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo, relativos às atividades-fim do órgão ou da entidade da administração pública federal, e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;

II orientar a aplicação do código de classificação de documentos e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim e às atividades-meio do órgão ou da entidade da administração pública federal;

III elaborar, quando aplicável, o plano de destinação de documentos ou a justificativa de eliminação e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional; e

IV elaborar relatório anual de aplicação dos instrumentos de gestão de documentos de arquivo, observadas as diretrizes do órgão central do Siga.

I um agente público responsável pelos serviços arquivísticos, que a presidirá;

II agentes públicos das unidades organizacionais às quais se referem os conjuntos de documentos a serem avaliados e destinados à guarda permanente ou à eliminação;

III um agente público que atue na gestão de documentos de arquivo dos órgãos ou das entidades da administração pública federal;

IV uma pessoa com formação em História;

V um representante da Advocacia-Geral da União nos órgãos e nas entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional; ou

VI um agente público dos setores jurídicos das empresas públicas estatais.

§ 1º Cada membro de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e seus impedimentos.

§ 2º O membro de que trata o inciso III do caput será escolhido, preferencialmente, entre arquivistas.

§ 3º O membro de que trata o inciso IV do caput deverá ser escolhido, preferencialmente, entre profissionais do órgão ou da entidade com formação em História, independentemente do cargo que ocupe.

§ 4º Os membros de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos serão indicados e designados pelo titular do órgão ou da entidade que representam.

§ 5º O Presidente de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos poderá convidar especialistas e representantes de outros órgãos e entidades, públicas ou privadas, para participar de suas reuniões, sem direito a voto.

§ 1º O quórum de reunião da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é de um terço dos membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 2º Na hipótese de empate, além do voto ordinário, o Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá o voto de qualidade.

§ 1º A competência de que trata o caput poderá ser delegada à autoridade máxima do órgão ou da entidade da administração pública federal, vedada a subdelegação.

§ 2º Ato da autoridade titular do cargo de Diretor-Geral do Arquivo Nacional disporá sobre os critérios a serem observados para a delegação de competência de que trata o § 1º.

§ 1º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos submeter a LED ao Arquivo Nacional para fins de autorização da eliminação de documentos de arquivo, ressalvada a hipótese de delegação de competência de que trata o art. 16, § 1º.

§ 2º Após obter a autorização para eliminação de documentos de que trata o art. 16, os órgãos e as entidades da administração pública federal deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da União e dar ciência da publicação ao Arquivo Nacional no prazo de dois dias.

§ 1º Constatada a irregularidade de que trata o caput, será determinada a suspensão do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e revogado o ato de delegação de competência a que se refere o art. 16, § 1º.

§ 2º Saneada a irregularidade de que trata o caput, o órgão ou a entidade da administração pública federal deverá:

I solicitar ao Arquivo Nacional autorização para a eliminação de documentos de arquivo, nos termos do disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

II publicar novo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da União; e

III cientificar o Arquivo Nacional, no prazo de dois dias, sobre a publicação do novo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.

I o Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003; e

II os art. 1º a art. 16 do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019.