Art. 897. Nos distribuidores cíveis e criminais, o controle e o registro dos feitos serão realizados exclusivamente pelo sistema informatizado oficial, vedada a elaboração de fichas de distribuição materializadas em papel ou a utilização de outros sistemas informatizados.
§ 1º As fichas, abertas para feitos ainda em andamento, serão encerradas apenas com a baixa definitiva dos processos a que se referem e, juntamente com as demais fichas até então materializadas em papel, serão conservadas pelos distribuidores, podendo, no entanto, ser inutilizadas, desde que todos os dados que delas constem sejam anotados no sistema de forma a possibilitar a extração de certidões.
§ 2º O procedimento de inutilização das fichas será realizado após autorização do Juiz Corregedor Permanente, que verificará a pertinência da medida, a presença de registro eletrônico de todas as fichas, a conservação dos documentos de valor histórico, a segurança de todo o processo em vista das informações contidas nos documentos e demais providências administrativas correlatas.
§ 3º As anotações nas fichas de distribuição ainda existentes serão procedidas pessoalmente pelo escrivão, ou escrevente por ele indicado, que nelas aporá sua assinatura.
§ 4º O ofício, certidão ou documento que originou as anotações previstas no parágrafo anterior será arquivado em pastas ou classificadores com índice e por ordem cronológica. Decorridos 2 (dois) anos, e desde que reputado sem utilidade para conservação em arquivo pelo escrivão, poderá ser inutilizado, mediante prévia autorização do Juiz Corregedor Permanente.