Art. 612. Nos ofícios de justiça, o controle e registro da movimentação dos feitos realizar-se-ão exclusivamente pelo sistema informatizado oficial, ficando vedada a elaboração de fichas por nome de autor, a abertura de fichas memórias em papel, bem como a utilização de outros sistemas informatizados.
§ 1º As fichas memórias em papel, abertas para feitos físicos ainda em andamento, serão encerradas apenas com a extinção dos processos a que se referem e, juntamente com as demais fichas memórias, já encadernadas em livro próprio, serão conservadas pelos ofícios de justiça, podendo, no entanto, ser inutilizadas, desde que todos os dados delas constantes sejam anotados no sistema informatizado oficial, de forma a possibilitar a extração de certidões.
§ 2º O procedimento de inutilização das fichas memórias será realizado após autorização do Juiz Corregedor Permanente, a quem incumbirá a verificação da pertinência da medida, a presença de registro eletrônico de todas as fichas, da conservação dos documentos de valor histórico, a segurança de todo o processo em vista das informações contidas nos documentos, e demais providências administrativas correlatas.
§ 3º As fichas por nome de autor ou réu ou individuais, arquivadas na serventia, poderão ser inutilizadas, desde que todos os dados cadastrais dos feitos a que se referem, bem como os principais atos processuais e o teor das decisões neles proferidas, constem do sistema informatizado oficial ou de fichas memórias organizadas por sistema de fácil busca.