Segundo Janice Gonçalves, autora do manual Como classificar e ordenar documentos de arquivo (São Paulo…

encaminhar documentos à guarda temporária ou permanente, indicando também eventuais mudanças de suporte.

distribuir as áreas de depósito do arquivo, indicando o local das estantes já ocupadas e dos espaços ainda disponíveis.

determinar prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos.

traduzir visualmente as relações hierárquicas e orgânicas entre as classes definidas para a organização da documentação.

estabelecer relação de concordância entre diferentes notações dos mesmos documentos.