Art. 1.047. Em cada vara ou setor haverá 1 (um) Oficial de Justiça, escolhido pelos demais, que, sem prejuízo de suas funções, preencherá os mapas mensais individuais de mandados gratuitos, utilizando-se das informações passadas pelo interessado, assinando-os juntamente com o escrivão judicial ou servidor responsável da SADM.
§ 1º O Escrivão ou servidor responsável da SADM, após a devida conferência, especialmente da quantidade de mandados e das respectivas cotas de ressarcimento, certificará a autenticidade e a veracidade do conteúdo (dados oriundos dos mandados relacionados e correspondentes certidões), e colherá, na sequência, visto do Juiz Corregedor Permanente.
§ 2º Os mapas de mandados gratuitos deverão ser entregues, mediante recibo em via própria, ao funcionário responsável pela SADM no 1º (primeiro) dia útil do mês subsequente ao mês de referência para conferência e encaminhamento em tempo hábil ao setor competente por meio do aplicativo SMG – Sistema de Mandados Gratuitos.
§ 3º Mapas com rasuras, irregularidades ou incompletudes serão restituídos para retificação e subsequente reapresentação.
§ 4º Os mapas mensais individuais de mandados gratuitos deverão permanecer arquivados na unidade, após certificação de sua autenticidade e veracidade quanto ao seu conteúdo (dados oriundos dos mandados e respectivas certidões), durante o prazo de 2 (dois) anos, após o qual poderão ser inutilizados.
§ 5º Havendo necessidade de examinar os atos praticados, a Corregedoria Geral da Justiça poderá exigir dos Oficiais de Justiça a remessa do mapa original arquivado em cartório, bem como de cópias dos mandados nele relacionados e das correspondentes certidões, observadas as seguintes disposições:
I a exigência será encaminhada por ofício ao Juiz Corregedor Permanente, que deverá comunicar, com brevidade, à Corregedoria Geral da Justiça, a data da ciência aos Oficiais de Justiça e ao Escrivão Judicial.
II decorridos 60 (sessenta) dias da data da ciência, sem que tenham sido remetidos os documentos, por desídia do Oficial de Justiça, o pedido de ressarcimento será automaticamente indeferido, sem prejuízo da continuidade da apuração administrativa.
III as cópias dos mandados e certidões relativas a processos que na data da exigência estiverem fora de cartório, com prazo superior ao fixado no parágrafo anterior, poderão ser substituídas por certidão do Escrivão Judicial, que dará fé da impossibilidade de serem remetidas pelo interessado.